Wie reduziere ich Terminausfälle und kurzfristige Absagen in der Praxis?
Terminausfälle kosten Ihre Praxis Zeit und Einnahmen. Wirksam sind eine klare Ausfallregelung, die Sie vorab kommunizieren, eine schnelle Verlegung der Sitzung und die lückenlose Erfassung jedes Ausfalls. Hier finden Sie die konkreten Schritte.
Kurzantwort
- Kommunizieren Sie Ihre Ausfallregelung vorab, schriftlich und mit Frist für Absagen.
- Erinnern Sie rechtzeitig vor dem Termin, etwa persönlich oder telefonisch durch Ihr Team, mit Datum, Uhrzeit und Absagemöglichkeit.
- Verlegen Sie eine abgesagte Sitzung direkt im Kalender, statt den Platz leer zu lassen.
- Erfassen Sie jeden Ausfall mit Status im Kalender, damit Sie Muster erkennen.
- Halten Sie die vereinbarte Ausfallregelung in den Sitzungsnotizen der Klientenakte fest.
Die Schritte, die Terminausfälle senken
- Vereinbaren Sie die Ausfallregelung im Erstgespräch und notieren Sie sie in den Sitzungsnotizen.
- Erinnern Sie 1–2 Tage vor dem Termin persönlich oder telefonisch an Datum, Uhrzeit und den Weg zur Absage.
- Wenn Klient:innen absagen, verlegen Sie die Sitzung im Kalender, statt den Termin leer zu lassen.
- Markieren Sie Ausfälle im Kalender und sehen Sie die Liste einmal im Monat durch, um Zeitpunkt und Häufigkeit zu erkennen.
Praxisbeispiel
Beispiel: Eine Praxis vereinbart die Ausfallregelung im Erstgespräch. Einen Tag vorher ruft das Team an. Wer absagt, wird im Kalender verschoben. Nach einem Monat zeigt die Liste der markierten Ausfälle, dass sie sich am späten Nachmittag häufen.
Häufige Fehler
- Nur einmal und zu spät an den Termin erinnern, sodass er längst vergessen ist.
- Keine klare Ausfallregelung haben, sodass Klient:innen nicht wissen, was sie erwartet.
- Ausfälle nicht erfassen und deshalb nicht wissen, welche Maßnahme wirkt.
Wie 4therapy Ihnen hilft
- Ein Status je Termin — geplant, abgeschlossen, abgesagt, nicht erschienen — und Verlegung direkt aus dem Kalender.
- Die vereinbarte Ausfallregelung wird in den Sitzungsnotizen der Klientenakte festgehalten.
- Eine Übersicht der Termine je Behandelnde:r, damit das Team Lücken im Kalender sofort sieht.