Terminausfälle • Absagen
Weniger Terminausfälle: Einfache Regeln für Absagen und Verlegungen
Terminausfälle lassen Lücken im Kalender entstehen, kosten Einnahmen und bringen den Tag der Therapeutin oder des Therapeuten durcheinander. Viele lassen sich mit einer klaren Absageregelung, einer rechtzeitigen Erinnerung durch das Praxisteam und unkomplizierter Verlegung vermeiden. Im Folgenden sehen Sie Schritt für Schritt, wie Sie das umsetzen.
Die Schritte (Kurzantwort)
- Legen Sie im Erstgespräch eine Absageregelung mit Frist fest und notieren Sie sie in den Sitzungsnotizen.
- Erinnern Sie 1–2 Tage vorher persönlich oder telefonisch an Datum, Uhrzeit und den Weg zur Absage.
- Verlegen Sie abgesagte Sitzungen sofort im Kalender, statt den Platz leer zu lassen.
- Markieren Sie versäumte Sitzungen als „Nicht erschienen“ und sehen Sie die Liste einmal im Monat durch.
- Nennen Sie die Absageregelung schon bei der Terminvereinbarung deutlich.
Warum diese Schritte wirken
- Viele Klient:innen versäumen einen Termin schlicht, weil sie die Uhrzeit vergessen haben.
- Eine Erinnerung ein bis zwei Tage vorher gibt ihnen Zeit, den Termin einzuhalten oder rechtzeitig abzusagen.
- Eine Verlegung statt Absage hält die Sitzung im Verlauf – aus einem Ausfall wird ein verlegter Termin.
- Die Erfassung der Ausfälle zeigt, ob Ihre Regeln tatsächlich wirken.
Tabelle: Maßnahme und ihre Wirkung
Maßnahmen gegen Terminausfälle und was sie bewirken
| Maßnahme | Wirkung auf Terminausfälle |
|---|---|
| Datum und Uhrzeit nennen | Prägt die Uhrzeit im Gedächtnis ein |
| Erinnerung 1–2 Tage vorher | Lässt Zeit zum Verschieben |
| Verlegung im Kalender | Hält die Sitzung im Verlauf |
| Erfassung der Ausfälle | Zeigt, ob die Regel funktioniert |
Häufige Fehler
- Nur einmal und zu spät erinnern, sodass der Termin vergessen ist.
- Keine Absageregelung nennen – Klient:innen wissen dann nicht, was gilt.
- Ausfälle nicht erfassen und deshalb nicht wissen, ob die Regel wirkt.
So hilft Ihnen 4therapy
- Ein Status je Termin — geplant, abgeschlossen, abgesagt, nicht erschienen — im Kalender.
- Sitzungen direkt im Kalender verschieben, ohne Daten neu einzugeben.
- Die vereinbarte Absageregelung wird in den Sitzungsnotizen der Klientenakte festgehalten.