Leitfaden • Praxissoftware
Leitfaden: So wählen Sie die passende Praxissoftware für Psychotherapie und Psychologie
Eine gute Praxissoftware führt Terminkalender, Klientenakten und Sitzungsnotizen an einem Ort zusammen. Wer falsch wählt, verteilt die Daten auf mehrere Werkzeuge und belastet das Praxisteam mit zusätzlicher Verwaltung. Dieser Leitfaden zeigt, welche Funktionen wirklich zählen, welche Kriterien Sie anlegen sollten, was die DSGVO verlangt und was Sie vor dem Abschluss prüfen.
Die wichtigsten Kriterien (Kurzantwort)
- Prüfen Sie die Kernfunktionen: Terminkalender je Behandelnde:r und Raum, Klientenakte und Sitzungsnotizen.
- Fragen Sie den Datenschutz schriftlich ab: Wo liegen die Daten, und wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO angeboten?
- Testen Sie das Zusammenspiel: Kalender und Klientenakte sollten auf denselben Datenbestand zugreifen, ohne manuellen Export zwischen einzelnen Programmen.
- Rechnen Sie mit den Gesamtkosten: Abo, Einarbeitung, Support und der Aufwand, vorhandene Daten zu übernehmen.
Die wichtigsten Funktionen
- Terminkalender mit einem eigenen Kalender für jede behandelnde Person und jeden Raum.
- Klientenakte mit Kontaktdaten, Vorgeschichte und dem Verlauf der Sitzungen.
- Sitzungsnotizen in einfachem Text, direkt in der Klientenakte.
- Terminstatus — geplant, abgeschlossen, abgesagt, nicht erschienen — und eine Übersicht der anstehenden Termine.
Tabelle: Einzelne Werkzeuge oder eigene Praxissoftware
Viele Praxen starten mit einem Kalender, einem Notizbuch und einer Tabelle für die Klient:innen. Die Tabelle vergleicht diese verstreute Lösung mit einer Praxissoftware, die für den Praxisalltag gebaut ist – anhand der Kriterien, die täglich zählen.
Einzelne Werkzeuge im Vergleich zu einer eigenen Praxissoftware
| Kriterium | Einzelne Werkzeuge | Eigene Praxissoftware |
|---|---|---|
| Klientendaten | Verstreut auf Dateien und Notizbücher | Gebündelt in einer Klientenakte |
| Terminkalender | Ein Kalender für alles, Doppelbuchungen möglich | Kalender je Behandelnde:r und Raum |
| Sitzungsnotizen | In Notizbüchern oder einzelnen Dateien | In der Klientenakte, beim Verlauf |
Häufige Fehler
- Nur nach dem Preis entscheiden und den Datenschutz für sensible Klientendaten außer Acht lassen.
- Einzelne Werkzeuge kombinieren, die nicht auf denselben Datenbestand zugreifen.
- Die Einarbeitung des Praxisteams auslassen – das System wird dann nur halb genutzt.
So hilft Ihnen 4therapy
- Terminkalender, Klientenakte und Sitzungsnotizen in einem einzigen System.
- Ein Kalender je behandelnde Person und je Raum, mit jedem Termin verknüpft mit der Klientenakte.
- Gebaut für psychotherapeutische und psychologische Praxen: Sie arbeiten im Browser, ohne eigene IT-Infrastruktur.