Welche Software eignet sich für die Terminverwaltung in der psychotherapeutischen Praxis?
Für Sitzungen brauchen Sie mehr als einen allgemeinen Kalender: Eine gute Software zeigt die Verfügbarkeit jeder Behandelnden und jedes Raums, plant Sitzungen unterschiedlicher Dauer und hält jeden Termin mit der Klientenakte verbunden. Hier sehen Sie, welche Funktionen zählen und wie Sie auswählen.
Kurzantwort
- Wählen Sie eine Software mit getrenntem Kalender je Behandelnde:r und je Behandlungsraum.
- Sitzungsarten sollten unterschiedliche Dauern haben können, damit die Pausen zwischen den Terminen stimmen.
- Jeder Termin sollte mit der Klientenakte verknüpft sein, damit die Behandelnden den bisherigen Verlauf sehen.
- Für Praxen mit mehreren Behandelnden brauchen Sie einen gemeinsamen Kalender; klären Sie bei der Auswahl, wie der Zugriff des Teams geregelt wird.
- Prüfen Sie, ob der Terminstatus (geplant, abgeschlossen, abgesagt, nicht erschienen) erfasst werden kann.
Welche Funktionen Sie verlangen sollten
- Kalender je Behandelnde:r, mit unterschiedlichen Zeitfenstern und Sitzungsdauern je Sitzungsart.
- Kalender je Behandlungsraum, damit Räume nicht doppelt belegt werden.
- Verknüpfung jedes Termins mit der Klientenakte und dem Verlauf der bisherigen Sitzungen.
- Einen Terminstatus, den das Praxisteam selbst pflegt.
Praxisbeispiel
Beispiel: Eine Praxis mit 4 Behandelnden und 2 Räumen arbeitet mit einem gemeinsamen Kalender. Das Praxisteam trägt die Termine ein, verschiebt Sitzungen bei Absagen und sieht vor jeder Sitzung den bisherigen Verlauf in der Klientenakte.
Häufige Fehler
- Ein allgemeiner Kalender, der Behandelnde und Räume nicht trennt.
- Termine nur auf Zetteln oder in getrennten Listen führen, sodass der Verlauf verloren geht.
- Absagen nicht erfassen und deshalb Lücken im Kalender übersehen.
Wie 4therapy Ihnen hilft
- Kalender je Behandelnde:r und je Raum, gepflegt vom Praxisteam.
- Jeder Termin ist mit der Klientenakte verknüpft, sodass die Behandelnden den Verlauf vor der Sitzung sehen.
- Terminstatus — geplant, abgeschlossen, abgesagt oder nicht erschienen — direkt im Kalender.