Was gehört in die Klientenakte einer psychotherapeutischen Praxis?
Die elektronische Klientenakte bündelt an einem Ort, was die Behandelnden wissen müssen: Stammdaten, Vorgeschichte und den Verlauf der Sitzungen mit Notizen. Hier sehen Sie, welche Bereiche sie enthält und was das Recht bei sensiblen Daten verlangt. So finden Sie beim nächsten Termin alles, was für die Sitzung wichtig ist.
Kurzantwort
- Stammdaten: Name, Alter und Kontaktdaten.
- Relevante Vorgeschichte: Anlass der Vorstellung, frühere Behandlungen und persönlicher Hintergrund.
- Verlauf der Sitzungen: Datum, Dauer und Ausfälle in zeitlicher Reihenfolge.
- Sitzungsnotizen in einfachem Text, die Sie nach jeder Sitzung ergänzen.
- Der Zugriff sollte auf befugte Personen begrenzt sein, denn Daten zur psychischen Gesundheit sind besonders geschützt.
Die Bereiche einer vollständigen Akte
Was die elektronische Klientenakte enthält
| Bereich | Was dazugehört |
|---|---|
| Stammdaten | Name, Alter, Kontaktdaten |
| Relevante Vorgeschichte | Anlass der Vorstellung, frühere Behandlungen, persönlicher Hintergrund |
| Sitzungsverlauf | Termine, Dauer und Ausfälle in zeitlicher Reihenfolge |
| Sitzungsnotizen | Notizen in einfachem Text, nach jeder Sitzung ergänzt |
| Termine | Termine im Kalender, mit Status je Sitzung |
Was das Recht verlangt (in Kürze)
- Daten zur psychischen Gesundheit sind Gesundheitsdaten und besonders geschützt: Ihre Verarbeitung braucht eine klare Rechtsgrundlage (Art. 9 DSGVO).
- Die Schweigepflicht (§ 203 StGB) gilt für Psychotherapeut:innen und Psycholog:innen: Der Zugriff auf die Akte sollte auf befugte Personen begrenzt bleiben.
- Für Behandlungen gilt: Die Dokumentation wird zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt, soweit keine längere Frist vorgeschrieben ist (§ 630f Abs. 3 BGB); Klient:innen können Einsicht in die Akte verlangen (§ 630g BGB).
- Sitzungsnotizen gehören zur Dokumentation und sind entsprechend aufzubewahren. Bei Beratung oder Coaching ohne Heilkunde gelten andere Fristen — klären Sie sie mit Ihrer Kammer, Ihrem Berufsverband oder Ihrer Datenschutzbeauftragten.
Häufige Fehler
- Akten auf Papier oder in getrennten Dateien führen, ohne einen einheitlichen Verlauf je Klient:in.
- Allen Teammitgliedern vollen Zugriff auf alle Akten geben, ohne festzulegen, wer welche Akte braucht.
- Sitzungsnotizen nicht nach jeder Sitzung ergänzen und den Verlauf dadurch lückenhaft machen.
Wie 4therapy Ihnen hilft
- Eine elektronische Klientenakte je Klient:in, mit Stammdaten, Vorgeschichte, Sitzungsverlauf und Notizen an einem Ort.
- Sitzungsnotizen in einfachem Text, nach jeder Sitzung in der Akte ergänzt.
- Der Termin ist mit der Akte verknüpft, sodass der Verlauf vor jeder Sitzung sichtbar ist.