Udeblivelser • Aflysninger
Sådan reducerer du udeblivelser: enkle regler for aflysninger og flytninger
Udeblevne sessioner efterlader huller i kalenderen, koster indtægt og forstyrrer terapeutens dag. Mange kan forebygges med en klar aflysningspolitik, en påmindelse fra teamet i rette tid og en nem flytning af aftalen. Her er fremgangsmåden, trin for trin.
Trinene (kort svar)
- Aftal aflysningspolitikken ved første samtale, og notér den i sessionsnoterne.
- Mind klienten om aftalen 1–2 dage før, personligt eller pr. telefon, med dato, tidspunkt og hvordan han eller hun aflyser.
- Når klienten aflyser, flyt sessionen i kalenderen i stedet for at lade pladsen stå tom.
- Markér udeblevne sessioner som «udeblevet», og gennemgå listen en gang om måneden.
- Kommunikér aflysningspolitikken allerede, når aftalen laves.
Hvorfor påmindelser virker
- Mange klienter udebliver simpelthen, fordi de glemmer tidspunktet.
- En påmindelse et eller to dage før giver tid til at møde op eller aflyse i god tid.
- At flytte sessionen i stedet for at annullere den holder den i historikken: en udeblevet session bliver en udsat session.
- Registret over udeblevne sessioner viser, om reglerne virkelig fungerer.
Tabel: tiltag og virkning
Tiltag mod udeblevne sessioner og hvad de opnår
| Tiltag | Virkning på udeblevne sessioner |
|---|---|
| Dato og tidspunkt i påmindelsen | Fastholder tidspunktet i klientens hukommelse |
| Påmindelse 1–2 dage før | Giver tid til at flytte sessionen |
| Flytning i kalenderen | Holder sessionen i historikken |
| Register over udeblevne sessioner | Viser, om reglen virker |
Almindelige fejl
- At minde om aftalen én gang og for sent.
- Ikke at have en klar aflysningspolitik: klienten ved ikke, hvad der forventes.
- Ikke at registrere udeblevne sessioner, og derfor ikke vide, hvilken indsats der virker.
Sådan hjælper 4therapy
- En status for hver aftale — planlagt, gennemført, aflyst, udeblevet — og flytning direkte fra kalenderen.
- Den aftalte aflysningspolitik kan noteres i sessionsnoterne i klientjournalen.
- En aftalevisning pr. terapeut, så teamet med det samme ser huller i kalenderen.