¿Cómo reducir las citas perdidas y las cancelaciones de última hora?
Las citas perdidas cuestan a la consulta tiempo e ingresos. Las medidas prácticas son una política de cancelación clara que comunicas de antemano, un recordatorio a tiempo, una forma rápida de cambiar la cita y el registro de cada incidencia. Aquí tienes los pasos concretos.
Respuesta breve
- Comunica de antemano la política de cancelación, por escrito y con un plazo para cancelar.
- Recuerda la cita a tiempo, personalmente o por teléfono a través de tu equipo, indicando fecha, hora y cómo cancelar.
- Cambia la sesión cancelada directamente en la agenda, en lugar de dejar el hueco vacío.
- Marca en la agenda cada cita no asistida, para detectar patrones con el tiempo.
- Deja constancia de la política de cancelación en las notas de sesión de la ficha del cliente.
Los pasos que reducen las citas perdidas
- Acuerda la política de cancelación en la primera sesión y anótala en las notas de sesión.
- Recuerda la cita 1–2 días antes, personalmente o por teléfono, con fecha, hora y la forma de cancelar.
- Cuando el cliente cancele, cambia la sesión en la agenda en lugar de dejar el hueco vacío.
- Marca las citas no asistidas y revisa la lista una vez al mes para ver en qué momentos se concentran.
Ejemplo práctico
Ejemplo: una consulta acuerda la política de cancelación en la primera sesión. Un día antes, el equipo llama para recordar la cita. Quien cancela se cambia en la agenda. Al cabo de un mes, la lista de citas no asistidas muestra que se concentran a última hora de la tarde.
Errores frecuentes
- Recordar la cita una sola vez y demasiado tarde, cuando el cliente ya la ha olvidado.
- No tener una política de cancelación clara: el cliente no sabe qué esperar.
- No registrar las citas no asistidas y, por tanto, no saber qué medida funciona.
Cómo te ayuda 4therapy
- Un estado para cada cita — programada, completada, cancelada, no asistida — y el cambio de cita directamente desde la agenda.
- La política de cancelación queda registrada en las notas de sesión de la ficha del cliente.
- Una vista de las citas por profesional, para que el equipo vea de un vistazo los huecos en la agenda.