Hvordan reducerer man udeblivelser og aflysninger i sidste øjeblik?
Udeblevne sessioner koster praksissen tid og indtægt. De praktiske tiltag er en klar aflysningspolitik meddelt i god tid, en påmindelse i rette tid, en hurtig måde at flytte aftalen på og registrering af hver episode. Her finder du de konkrete skridt.
Kort svar
- Meddel aflysningspolitikken i god tid, skriftligt og med en frist for aflysning.
- Mind klienten om aftalen i rette tid, personligt eller pr. telefon via teamet, med dato, tidspunkt og hvordan man aflyser.
- Flyt den aflyste session direkte i kalenderen i stedet for at lade pladsen stå tom.
- Markér hver udeblevet session i kalenderen, så gentagelser kan ses over tid.
- Noter den aftalte aflysningspolitik i klientjournalens sessionsnoter.
Trinene, der reducerer udeblevne sessioner
- Aftal aflysningspolitikken ved første samtale, og notér den i sessionsnoterne.
- Mind klienten om aftalen 1–2 dage før, personligt eller pr. telefon, med dato, tidspunkt og hvordan han eller hun aflyser.
- Når klienten aflyser, flyt sessionen i kalenderen i stedet for at lade pladsen stå tom.
- Markér udeblevne sessioner som «udeblevet», og gennemgå listen en gang om måneden, for at se i hvilke tidsrum de samler sig.
Eksempel fra praksis
Eksempel: en praksis aftaler aflysningspolitikken ved første samtale. Dagen før ringer teamet for at minde om sessionen. Den, der aflyser, flyttes i kalenderen. Efter en måned viser listen over udeblevne sessioner, at de samler sig sidst på eftermiddagen.
Almindelige fejl
- At minde om aftalen én gang, og for sent, når klienten allerede har glemt den.
- At ikke have en klar aflysningspolitik: klienten ved ikke, hvad der forventes.
- At ikke registrere udeblevne sessioner og derfor ikke vide, hvilken indsats der virker.
Sådan hjælper 4therapy
- En status for hver aftale — planlagt, gennemført, aflyst, udeblevet — og flytning direkte fra kalenderen.
- Den aftalte aflysningspolitik kan noteres i klientjournalens sessionsnoter.
- En aftalevisning pr. terapeut, så teamet med det samme ser huller i kalenderen.